10 اشتباه رایج در رابطه با استخدام که هم برایتان هزینه دارد و هم وقتتان را می‌‌گیرد.

وقتی به اشتباهات مربوط به استخدام فکر می‌کنیم به یاد گفتۀ استیو جابز می‌افتیم. یکی از نقش‌های مهم او در شرکت اپل استخدام و جذب نیرو بود. او در سال 1980 فلسفه‌ش به تیم مک رو این‌طور توضیح میده که: بازیکن A با بهترین عملکرد بازیکن A رو استخدام می‌کنه؛ چون اعتمادبه‌نفس و تواناییِ شناسایی سایر بازیکنان برتر رو داره... ولی بازیکن B بازیکن  Cرو استخدام میکنه؛ چون بازیکنان B ممکنه احساس خطر کنن و تمایلی به استخدام فردی که بتونه از اون‌ها موفق‌تر بشه رو نداشته باشن، بنابراین می‌خوان که داوطلب‌هایی با توانایی کمتر یعنی بازیکنان C رو دعوت به کار کنن.

این نقل قول یادآور اهمیت استخدام بهترین استعدادها برای ساختن یه تیم عالی با عملکرد بالا و موفقه.

فرآیند استخدام به‌هیچ‌وجه آسان و فوری نیست و چنانچه در استخدام کسی عجله کنین، خیلی راحت می‌تونین مرتکب یکی از این 10 اشتباه رایجِ استخدامی بشین:

نکات کلیدی:

• قبل از بررسی وظایف شخص جدید استخدام‌شده، شرح شغلی ننویسید.
• قبل از استخدام فرد جدید، همۀ جوانب کار رو در نظر بگیرین چون هزینه‌ای براتون نداره و فرآیندِ کار رو براتون کوتاهتر می‌کنه. شما می‌تونین رویکرد سبد یا مخزن استعدادها رو به کار ببرین؛ این مفهومِ تازه یعنی تبدیل فرآیند استخدام از یه راه ِحل منفعلانه به یه رویکرد فعالانه است.

بیشتر بخوانید: 4 قدم برای استعداد یابی افراد در حین استخدام

• درگیر الزامات شغلی نشین. شما می‌خواین داوطلب‌ها رو جذب کنین، نه اینکه با آگهی‌های شغلی‌تان اون‌ها رو فراری بدین. همچنین، باید روی مهارت‌های مرتبط با شغل تمرکز کنین نه الزاماتی که در رزومه خوب نوشته‌شدن.
• به استقبال فناوری برین و از ابزارهای استخدام برای کوتاه کردن مسیر آگهی و استخدام شغلی استفاده کنین. فناوری منابع انسانی عالی یا همون صنعت کسب‌وکارها در زمان، صرفه‌جویی می‌کنه و باعث میشه استخدام‌های بهتری داشته باشین.
• مصاحبه‌های شغلی فوق‌العاده خوبن، اما خیلی ذهنی هستن. اون‌ها رو با ابزارهای دیگری مثل برآورد و ارزیابی ترکیب کنین. شما می‌تونین توی یه جلسه با چندین نفر مصاحبه داشته باشین، اما اجازه ندین روی تصمیم‌گیری شما برای استخدام تأثیر بذارن.
• سایتی مثل منوباز بهتون کمک می‌کنه بر اساس نتایج آزمون مهارت، افراد رو استخدام کنین. بنابراین می‌تونین افرادی رو استخدام کنین که واقعاً به چگونگی کار مسلط هستن و نه اینکه رزومه‌های جذاب داشته باشن.

اشتباهات استخدامی چقدر براتون تمام میشه؟

هیچ فرآیند تضمین شده‌ای برای یه استخدام کاملاً موفقیت‌آمیز وجود نداره، اما آگاهی از موانع و مشکلات بالقوه‌ای که ممکنه باهاشون روبرو بشین بهتون کمک می‌کنه تا از وقوع‌شان جلوگیری کنین، یا اگر هم اتفاق افتادن به بهترین شکل ممکن از پس مدیریت و رفع و رجوع اون‌ها بربیاین. توجه داشته باشین که هر تصمیم استخدامی یه اشتباه استخدامی نیست. ولی اگه کارمند اشتباهی رو استخدام کنین، شاید براتون گرون تموم بشه.

حالا ببینیم چجوری این اتفاق می‌افته:

• آگهی شغلی به‌هرحال برایتان خرج داره؛ برای مثال لینکدین برای آگهی‌های شغلیتان روزانه مبلغی دریافت می‌کنه که در ماه ممکنه رقم قابل توجهی بشه. لینکدین و سایر پلتفرم‌های آگهی‌های شغلی به ازای کلیک کار می‌کنن، یعنی هر چی اون کار محبوب‌تر باشه، بیشتر هزینه می‌بَره.
• ارسال شغل در سایت‌ فریلنسری که کار از راه دور است؛ یعنی کارفرماها می‌تونن ازش برای تبلیغ مشاغل از راه دور و ارتباط با متخصصان در سراسر جهان استفاده کنن. این مدل سایت‌ها یه منبع عالی برای کارفرماهاست که تیم‌ها و شرکت‌هایی رو استخدام می‌کنن که به دنبال افرادی با مهارت‌های تخصصی هستن و هزینه‌های ثابتی برای آگهی‌های شغلی دارن.
• شما می‌تونین در فیس‌بوک به‌صورت رایگان تبلیغ کنین.

از زمانی که کارمند شروع به کار می‌کنه، باید هزینه‌ بدین:

• مرحلۀ آموزش به کارمند جدید. اون‌ها قرار نیست چیزی تولید کنن. فقط کار یاد می‌گیرن، بنابراین شما بهشون پول میدین تا حرفۀ موردِ نظرتان را یاد بگیرن. نه تنها این، بلکه بقیۀ کارمندها هم باید به این تازه‌واردین کمک کنن تا به امور کار وارد بشن، که هزینه و زمان بیشتری صرف میشه.
• از دست‌دادن سود و بهره‌وری. بر اساس مطالعه‌ای در سال 2012 کارمندان پس از حدود هشت ماه کار کاملاً سودرسان میشن، ولی تا قبل از اون عملاً برای کسب و کار شما درآمدی ندارن.
• از دست‌دادن سایر کارکنان. تحقیقات نشان دادن که 57 درصد از کارمندان شغلشان را به دلیل وجود یه مدیر ناشایست ترک می‌کنن. اگه یه مدیر نالایق رو استخدام کنین، این اشتباه برایتان گران تمام میشه، چون کارمندهای زیردست به دلیل مدیریت غلطِ اون‌ها از کار کنار می‌کشن.
• از دست‌دادن مشتری‌ها. فکر کنین که یه نمایندۀ بی‌کفایت برای قسمتی پشتیبانی از مشتریان استخدام می‌کنین که طرز برخورد و رفتار مناسبی نداره و این امر باعث میشه مشتری‌ها سراغ شما نیان.

بنابراین چنانچه فرد اشتباهی رو استخدام کنین، هر ماه هزینۀ قابل توجهی رو از دست میدین. برای جلوگیری از این اتفاق، به بررسی رایج‌ترین اشتباهات استخدامی می‌پردازیم که باید ازشان دوری کنین.

1. عدم نوشتن سریعِ شرح شغل

سایت‌های آنلاین زیادی وجود داره که می‌تونین الگوهای شرح شغل رو برای برخی شغل‌های معینی انتخاب کنین. و این کاریه که خیلی از مدیران در انجام امور استخدام، برای صرفه جویی در زمان انجام میدن، اما شبیه شلیک به پای خودشونه، یعنی ناخواسته به خود یا منافع یا شانس موفقیتشان لطمه می‌زنن. شرح شغل می‌تونه موفقیت کل فرآیند استخدامتان را تعیین کنه، بنابراین حسابی فکر کنین و با جزئیات بنویسین. مهمتر از همه اینکه اول از همه سراغ نوشتن شرح شغل نرین.

درعوض به بررسی مسئولیت‌های اون شغل بپردازین و به وظایف معمولی که این فرد هر روز در مسئولیت جدیدش باید انجام بده فکر کنین، مثلاً:

• از چه ابزاری استفاده می‌کنن؟
• از کارِ قبلیشون چه نوع تجربۀ ارزشمندی دارن؟
• با چه فناوری‌هایی باید آشنا باشن؟
• آیا داشتن مدرک تحصیلی برای انجام این شغل ضروریه؟

وقتی که وظایف و مسئولیت‌هایی رو که باید انجام بدین به صورت مکتوب درآوردین، می‌تونین شروع به ایجاد شرح وظایف دقیق کنین. ممکنه نوشتارِ خودتون خیلی متفاوت‌تر از نمونه‌ای باشه که در توضیحات و الگوهای شغلی گمراه‌کننده می‌بینین. به‌هرحال، هر شرکتی و هر شغلی منحصربه‌فرده و با رفتن به آگهی‌های استخدامی در فرآیند استخدامتان، به‌راحتی دواطلب اشتباه و نامناسب رو استخدام می‌کنین.

2. عدم در نظر گرفتن استخدام داخلی

حتماً می‌دونین که استخدام افراد جدید چقدر هزینه داره. قبل از شروع به تبلیغات و جذب افراد جویای کار، به اعضای فعلی تیمتان فکر کنین. آیا بین کارمندهای فعلی، کسی وجود داره که برای مسئولیت جدید شما مناسب باشه؟ شاید بتونین با ترفیع دادن به اون‌ها، نیاز به استخدام فرد جدید رو رفع کنین.

هنگام استخدام داخلی، اولین مزیت در فرآیند استخدام صرفه‌جویی خیلی زیاد در هزینه است. لازم نیست برای آگهی‌های شغلی، یافتن منابع، آزمایش، مصاحبه، بررسی پیشینه و هر چیزی که با استخدام داوطلب‌های جدید همراهه، پول خرج کنین. نقل و انتقال استخدام جدید داخلی به‌راحتی انجام میشه، و دورۀ استخدام خیلی کوتاهتره چون اون‌ها از قبل فرهنگ و محیط کاری شرکت رو می شناسن.

3. مخزن استعداد خود را با الزامات غیر ضروری محدود کنید.

فهرست متوسط الزامات شغلی یه آگهی شغلی شبیه یه رمان خونده میشه. آیا مدیر پروژۀ جدید شما واقعاً به مهارت‌های اولیه زبان نشانه‌گذاری و اسکلت اصلی تمامی سایت‌هایی که در تمام دنیا به وجود میان و همچنین فایل‌های css؛ هستۀ فناوری ساخت صفحه‌های وب و تجربۀ قبلی کار با یه شرکت نیاز داره؟

به جای فهرست کردن تمام الزامات شناخته‌شده‌ای که موقع استخدام افراد می‌تونین بهش فکر کنین، تغییر رویه بدین و وظایف اصلی این شخص در کار رو در نظر بگیرین. اینکه اون‌ها به چه مهارت‌هایی نیاز دارن تا بتونن وظایف روزانه‌شان را به نحو احسن انجام بدن؟

و حتی اگه بتونین داوطلبی رو پیدا کنین که تمام کادرهای بخش الزامات استخدامیتان را علامت بزنه، این احتمال وجود داره که توی کارش، اصلاً عملکرد خوبی نداشته باشه. اگه می‌خواین برای استخدام افراد، حتماً فهرست طولانی از الزامات داشته باشین، مطمئن بشین که کدام مهارت برای داوطلب ضروریه. این جزئیات کوچیک می‌تونه داوطلب‌های برتر و ممتاز بیشتری رو تشویق کنه که برای گرفتن اون شغل درخواست بدن.

4. نادیده گرفتن متقاضیان منفعل

بهترین داوطلب‌ها ممکنه در حال حاضر جلوی چشمتان باشن، اما شما متوجه حضورشان نمیشین، چون بیش‌ازحد بر سنجش متقاضیان جدید در فرآیند استخدام متمرکز شدین. پیدا کردن داوطلبان عالی به اندازه کافی سخته، پس چرا درمورد از دست دادن استعدادهای برتر ریسک کنین، فقط به این دلیل که اون‌ها یه بار در آن جایگاه شغلی خاص پذیرفته نشدن؟

عجله نکنین، بهتره برای متقاضیان جدید شروع به ارسال دعوتنامه برای مصاحبه کنین. در سیستم منابع انسانی‌تان، احتمالاً تعداد زیادی داوطلب دارین که در فرآیند استخدام خیلی موفق بودن، اما هرگز پیشنهادی از مدیران استخدامی شما دریافت نکردن. باهاشون تماس بگیرین و ببینین در حال حاضر مشغول چه کاری هستن. وقتی یه مسئولیت جدیدی رو پست می‌کنین، اون‌ها تجربۀ بیشتری کسب می‌کنن و شاید مایل باشن دربارۀ تغییر شغل صحبت کنن.

همون‌طور که به استخدام مسئولیت‌های جدید ادامه میدین، یه مخزن استعداد از متقاضیان واجد شرایط ایجاد کنین که ممکنه الان براتون مناسب نباشن، اما در آینده فوق‌العاده به‌دردخور باشن و اینجوری در زمان و هزینه‌تان صرفه‌جویی می‌کنین. و اگه ارتباط خوبی با داوطلب مناسبی ایجاد کردین، اون فرد احتمالاً مایل به تماس و گفتگو دربارۀ مسئولیت جدیده.

5. عدم پذیرش روندهای استخدامیِ در حال تغییر

این طبیعیه که از فناوری بترسین که ممکنه روزی جایگزین شما و شغلتان بشه. بااین‌حال، هیچ هوش مصنوعی در فرآیندهای استخدامی نمی‌تونه با قضاوت و نظردادنِ یه استخدام‌کنندۀ خوب برابری کنه، باید به یاد داشته باشین که فناوری استخدام برای کمک به شما وجود داره و قرار نیست جایگزین شما بشه.

لازم نیست شما به بررسی متقاضیان و مرور انبوه رزومه‌هایشان بپردازین؛ چون ابزارهای بهتری برای این کار داریم. بر کسی پوشیده نیست که فناوری امروزی می‌تونه هزاران برنامۀ کاربردی رو در مدت زمانی که برای تهیه یه قهوه صرف میشه، انجام بده.

وقتی از ابزارهای استخدامی به درستی استفاده کنین، می‌تونین حسابی در زمان صرفه‌جویی کنین، بنابراین روی گزینه‌هایی که مهم هستن تمرکز کنین. و شاید مهم‌تر اینکه ابزار استخدامی بهتون کمک می‌کنه تا رزومه‌های شیک و تروتمیزِ متقاضیان بدون مهارت‌های مناسب رو حذف کنین، و برای کسی وقت بذارین که واقعاً می‌تونه اون مسئولیت کاری رو به بهترین شکل انجام بده.

6. اهمیت‌دادن بیش‌ازحد به فرآیند مصاحبه

استخدام بدون انجام حداقل یه مصاحبۀ کاری، رفتار غیرمعقولیه. اما درعین‌حال، باید مصاحبه‌ای درست برنامه‌ریزی کنین: همۀ مصاحبه‌ها به یه اندازه ارزشمند نیستن. برای اینکه یه مصاحبۀ شغلی موفق از آب دربیاد، باید ساختارمند باشه. همۀ متقاضیان باید بر اساس مجموعه سؤالات یکسان ارزیابی بشن. مصاحبه باید مثل مکالمه‌ای باشه که در آن مدیر استخدام پیشرو و تأثیرگذاره.

هرچند، حتی بهترین متخصصان منابع انسانی رو میشه به پرت‌کردن از موضوع سوق داد. و هنگامی که این اتفاق میفته، ناخودآگاه تعصبات شروع میشه. ممکنه در نهایت فردی رو استخدام کنین که برای فرهنگ شرکت شما مناسبه اما نمی‌دونه کار اصلی رو چطور انجام بده.

به همین دلیل مصاحبه‌ها نباید عامل اصلی تصمیم‌گیری در فرآیند استخدامی شما باشن. بعضی از داوطلبین فقط مصاحبه‌کنندگان عالی هستن. همیشه مصاحبه‌ها رو با شواهد عینی‌تر، مثل ارزیابی مهارت‌های عملی، ترکیب کنین تا داوطلب مناسب رو تشخیص بدین.

7. آشپز که دوتا شد آش یا شور میشه یا بی‌نمک

استخدام اغلب ذهنیه. ما تمایل داریم در ارزیابی متقاضیان، بیشتر به کیفیت‌ها و تجربیات متفاوت اهمیت بدیم و با اون‌ها همراه بشیم. پس بهتره هر سازمان یا شرکتی در توسعۀ فرآیند استخدام ساختاریافته و مبتنی بر شواهد سرمایه‌گذاری کنه، چون اگه افراد زیادی در فرآیند مصاحبه درگیر باشن، ممکنه نتیجۀ کار خراب بشه.

مصاحبه‌های هم‌سطح عالی هستن؛ چون در زمان صرفه‌جویی می‌کنن و به تیم‌های استخدام کمک می‌کنن تا همسو بشن، اما اون‌ها عامل نهایی استخدام نیستن. وقتی افراد بیشتری را برای مصاحبه جذب می‌کنین، یه فرآیند بازخورد دقیق رو دنبال کنین تا مطمئن بشین که مصاحبه‌کننده‌ها روی یکدیگر در تصمیم‌گیری دربارۀ متقاضی مناسب تأثیر نمی‌ذارن.

پس از پایان مصاحبه، از صحبت کردن دربارۀ داوطلبِ مورد نظر با هم‌ردیفان‌تان خودداری کنین. در عوض، یادداشت‌های جداگانه بنویسین و اون‌ها رو به‌صورت مکتوب برای مقایسه با نظر دیگران ارسال کنین. سپس برای بحث نهایی مجدداً تشکیل جلسه بدین. مدیر استخدام باید بتونه برای استخدامِ فرد جدید تصمیمی آگاهانه بگیره. لازم نیست در سالن اجتماعات جمع بشین تا به بهترین متقاضی رأی بدین.

8. در استخدام عجله نداشته باشین.

متوسط فرایند استخدام بین 7 تا 30 روز طول می‌کشه.

هر چه حساسیت کار بیشتر باشه، زمان بیشتری برای استخدام فرد مناسب زمان می‌بره. اگه وقت زیادی برای پیدا‌کردن یه داوطلب فوق‌العاده صرف کنین، ممکنه روند استخدام رو زیادی طول بدین. این یکی از رایج‌ترین اشتباهات استخدام در خیلی از فرصت‌های شغلیه.

اما همون‌طور که در بالا توضیح دادیم، استخدام فردِ نامناسب خیلی گرون تموم میشه. اگه واقعاً می‌خواین در زمان صرفه‌جویی کنین و کارآمد باشین، تصمیم استخدامِ فرد رو بر اساس مدارک محکم و قطعی بذارین. اجرای آزمون‌های مهارت‌های عملی و پاسخ‌گویی به سؤالات تخصصی و فرستادن لینک به کارفرما که در خونه انجام میشن، خیلی وقت‌گیر نیستن و می‌تونن یه جایگزین عالی برای مصاحبه‌های طولانی باشن.

9. بی‌توجهی به سوگیری‌های ناخودآگاه

ما دوست داریم هنگام تصمیم‌گیری فکر کنیم که بی‌طرف هستیم، اما حقیقت اینه که انسان‌ها ذاتاً تقصیرهایی دارن. هر تصمیمی که می‌گیریم بر اساس تجربۀ قبلیه، و در استخدام، به آن سوگیری ناخودآگاه میگن. این امر نه تنها باعث تصمیم‌گیری ضعیف برای استخدام میشه، بلکه در سراسر دنیا غیرقانونیه.

شما ممکنه نسبت به جنسیت، سن، تجربه، سابقۀ کاری خاصی تعصب داشته باشین. برای جلوگیری از سوگیری‌های ناخودآگاه می‌تونین فرآیند استخدام رو با یک آزمون مهارت‌های هدفمند شروع کنین. در نتیجه، تحت‌تأثیر قرار گرفتنتان بابتِ ناتوانی در انجام کاره.

10. رد صریح داوطلب فاقد صلاحیت یا صلاحیت بیش‌ از نیاز

گاهی اوقات، استخدام‌کنندگان از داشتن مهارت، توانایی و دانش بیش‌ازحدِ داوطلب برای عملی‌کردن در روز اول حمایت می‌کنن. و گاهی، آن‌ها متقاضیان رو به دلیل داشتن بیش‌ازحد صلاحیت رد می‌کنن و نگران این هستن که استخدامی‌‌های جدیدی که خیلی خبره و ماهر هستن، خیلی زود خسته بشن و سازمان رو ترک کنن.

مطالعات اخیر نشان دادن، کارمندان دارای صلاحیت بیش‌ازحد بهتر از همکارانشان عمل می‌کنن. یکی از پژوهش‌ها به بررسی کارمندانی پرداخت که دارای هوش بالاتر از حد متوسط هستن و کارهای فیزیکی مثل جمع‌آوری زباله یا شستشوی خودرو انجام میدن. این مطالعه نشان داد که این «کارکنان دارای صلاحیت بیش‌ازحدِ نیاز» نه‌تنها به عملکرد بهتری میرسن، بلکه کمتر از بقیه احتمال داره کارشون رو ترک کنن. محققان دلایل سبک زندگی مثل محیط کار، ساعات کاری و فرهنگ شرکت رو به عنوان انگیزه‌های اصلی برای ماندن در نظر می‌گیرن.

حقیقت اینه که اگه تیم استخدام‌کننده مایل به ریسک‌کردن باشه، هم متقاضیان فاقد صلاحیت و هم متقاضیان دارای صلاحیت بیش‌ازحد می‌تونن داوطلب‌های عالی باشن. در نهایت، رد مستقیم متقاضیان خاص، کمتر یا بیش‌ازحد واجد شرایط، می‌تونه منجر به از دست دادن داوطلب مناسب بشه. توصیفات ذکرشده در رزومۀ فرد، مدرک قابل اعتمادی برای شایستگی یا توانایی ارائه نمیده.

آیا از این اشتباهات استخدامی مرتکب شدین؟

همون‌طور که می‌بینین، هیچ‌کس از اشتباهات استخدام در امان نیست و ممکنه برای همۀ ما اتفاق بیفته. تنها کاری که متخصصان منابع انسانی می‌تونن انجام بدن اینه که؛ مشکلات پیش روی‌شان را در نظر بگیرن و سعی کنن بر اساس حقایق و نه حس درونی، استخدام‌های جدید و جذب نیرو داشته باشن. پس بهتره که بر اساس مهارت‌های شغلی فرد رو استخدام کنین و نه بر اساس رزومۀ کاری.

به خاطر داشته باشین که کارکنان شرکتتان بازتابی از برند شما هستن و اشتباه مکرر در استخدام می‌تونه آسیب‌های جدی بر پیکرۀ کسب و کارتان وارد کنه. پس هیچ‌وقت در این زمینه سهل‌انگاری نکنین و با برنامه‌ریزی دقیق و ملاحظۀ بیشتری جلو برین.

حواستون باشه که استخدام درست افراد، از جمله مهارت‌های مدیریتی حساب میشود که کلیدی برای رقابت پذیری حرفه‌ای هست.