6 راهکار ساده برای ایجاد یک محیط کاری ترکیبی (هیبریدی) مثبت

با تبدیل‌شدن محیط‌های کاری ترکیبی (ترکیبی از دورکاری و حضور در شرکت) به یک ضابطه، حفظ رضایت کارکنان و جامعه‌ای مثبت و پویا بیشتر از هروقت دیگه‌ای اهمیت داره. کارِ تیمی مثل خیابان دوطرفه است. از یه طرف، کارکنان شما قبول می‌کنن که از قابلیت‌ها و تجربیات‌شون برای پیشبرد سازمان استفاده کنن. از طرف دیگه، شرکت‌ها متعهد می‌شن که در قبال کار اون‌ها بهشون حقوق و پاداش بدن.

اما قضیه مهم‌تر از این چیزهاست. ایجاد یک تیم کاری موفق، به‌خصوص به شکل ترکیبی، به راهکارهای عاطفی، فکری و فیزیکی که از آن‌ها حمایت می‌کنین بستگی داره. ساده‌ترین راه، ایجاد یک محیط کاری مثبته که باعث می‌شه کارکنان احساس کنن وجودشون ارزشمنده و عضوی فراتر از یه کارمند حقوق‌بگیر هستن.

1. معارفه و معاشرت سازمانی را در اولویت بذارین.

یه موقعی شروع کار جدید به معنای انجام کارای دفتری، جادادن فایل‌ها و پوشه‌ها در کمد و تلاش زیاد برای یادگیری نام همکاران جدیدتان بود. اما برای افرادی که می‌خوان دورکاری رو شروع کنن، معارفه و معاشرت سازمانی می‌تونه دلهره‌آور باشه و اگه ضعیف انجام بشه، می‌تونه بر حفظ مسئولیت شغلی‌شون تأثیر بذاره. در واقع 20 درصد از کل جابه‌جایی کارکنان احتمالاً در 45 روز اول استخدام‌شون رخ می‌ده.

دوهفته اول کار برای ایجاد یه محیط کاری مثبت خیلی مهمه. کتی بورک، مدیر ارشد هاب‌ اسپات (پلتفرم فروش و بازاریابی درونگر) می‌گه: "ما از اپلیکیشن پیام‌رسان اسلک که یه چت‌روم برای کل شرکته استفاده می‌کنیم تا افراد رو در طول دوره آموزشی تشویق و دلایل همکاری‌شون رو مرتباً یادآوری کنیم." رهبران تیم یک ربات رو شخصی‌سازی می‌کنن تا دقیقاً همون چیزی رو که کارمندان تازه‌وارد باید بدونن رو بهشون گوشزد کنه. بعد از مستقر شدن، یک پیام در اسلک مطالب مهم روزِ اول رو به اون‌ها یادآوری و به گروه‌های منابع کارکنان وصل‌شون می‌کنه و بعد دربارۀ فعالیت‌های آتی هاب‌ اسپات بهشون توضیح می‌ده.

در نهایت، مدیران باید با ایجاد فرصت‌ها ‌به تازه‌کارها کمک کنن تا از مرحله ناپختگی بگذرن و بفهمن که مسئولیت‌شون چیه. بعضی از استراتژی‌های کارآمد عبارتند از:

• معرفی یه سیستم دولتی یا مربیان داخلی
• به‌اشتراک‌گذاری انتظارات مشخص سازمان در مورد استانداردهای رفتاری و عملکردی
• از تجارب کارکنان تازه‌وارد در ماه اول، بازخورد بخوایین.
• به آن‌ها در خصوص ایمنی محل کار و قوانین رفتاری آموزش بدین.
• توضیح بدین که در جایگاه یه مدیر چطور باهاشون کار می‌کنین.

2. به کارکنان خود کمک کنین تا یه محیط کاری بی‌دغدغه داشته باشن.

بهمن 1398 رو یادتون میاد که یه دفعه دیدیم از داخل خونه داریم وظایف کاری‌مون رو انجام می‌دیم؟ کارمندان شما در هرجایی که مشغول به کار هستن، باید برای ارائۀ بهترین کارشون احساس توانمندی و راحتی کنن. این به معنای حمایت از آنها برای ایجاد دفاتر خانگی و فضای کاری راحت و مناسبه. یادتون باشه، کارمندان نمی‌تونن در فضایی که حواس‌شون رو پرت می‌کنه کاری عالی ارائه بدن.

• مکان‌های کاری ترکیبی: اگه تیم شما به طور منظم از یه فضای اداری فیزیکی استفاده می‌کنه، پس برای فراهم‌کردن فضایی راحت و سازنده تلاش کنین. از مبلمان ارگونومیک که در آن اصول مختلف استاندارد رعایت شده گرفته تا فضای داخلی با تنظیم دمای مناسب. همچنین میزهای ایستاده قابل تنظیم و صفحه‌نمایش کامپیوتر با موقعیت مناسب که نه‌تنها موجب بروز درد گردن و کمر نمی‌شن، بلکه بر رفاه کارکنان نیز تأثیر گذاشته و تمرکزشون رو بالا می‌برن.
• مکان‌های دورکاری: اگه کارمندان شما 100% مواقع از خونه کار می‌کنن، بهشون کمک هزینه‌ای برای خرید تجهیزات اداری خونگی بدین و همچنین خودارزیابی محل کار برای ارزیابی نیازها و برنامه‌ریزی جهت بالابردن سطح کیفی کار و منابع ارگونومیک رو هم در نظر بگیرین.

علاوه‌ بر راحتی فیزیکی، توجه به سلامت روانی کارکنان نیز ضروریه. دورکاری می‌تونه فرصت‌های کاری رو برای افرادی که در شهرهای بزرگ زندگی نمی‌کنن فراهم کنه و مرزهای بین زندگی شخصی و کار رو از بین ببره.

3. بررسی منظم محیط‌های کاری

تعجبی نداره افرادی که واقعاً دوست دارن سرِ کار حاضر بشن کار بهتری انجام می‌دن. برخلاف تصور عموم، ایجاد یه محیط کاری مثبت برای تیم‌تون لازم نیست خیلی پیچیده باشه. 46 درصد از کارمندان دورکار معتقدن بهترین مدیران اون‌هایی هستن که مرتباً محیط کار رو کنترل می‌کنن. و کارمندان دورکار هم باید بدونن که بیشتر از محدودیت‌های چت معمولی یک‌به‌یک پشتیبانی می‌شن، برای اطمینان از جریان گفت‌وگو از ابزارهای مشارکتی استفاده کنین.

شما همچنین می‌تونین تیم خود را در تصمیم‌گیری مشارکت بدین: یه پیام غیررسمی و کوتاه براشون ارسال کنین و نظرشون رو بپرسین. سپس با پیگیری، دقت و توجه‌تون رو نشون بدین. از اینکه این اقدامات کوچیک چقدر می‌تونه بهره‌وری یه سازمان رو، صرف‌نظر از موقعیت مکانی کارمند، افزایش بده، شگفت‌زده می‌شین.

4. مشوق همکاری و ارتباط تیمی باشین.

به‌عنوان یه رهبر، این مسئولیت شماست که مطمئن بشین اعضای تیم‌تون ترس از کنار گذاشته شدن ندارن. البته، برای ایجاد فضایی فراگیر نمی‌تونین همیشه توی یه اتاق بمونین. به همین دلیله که برقراری ارتباط موثر در محیط کار خیلی مهمه. چند راه برای انجام این کار عبارتند از:

• استفاده از کانال‌های اختصاصی برای پروژه‌های جدید
• همکاران رو به زنجیره ایمیل مناسب که زنجیره‌ای از پیام اصلی، پاسخ‌ها و پیام‌های ارسال شده‌ است وصل کنین.
• دسترسی آسان به اولویت‌های تیم یعنی مثل سنجاق اون‌ها رو به کانال اختصاصی ضمیمه کنین.

ارتباط ساده، مستقیم و صادقانه پایه و اساس یک تیم رو می‌سازه. با ایجاد یه حس اجتماعی گروه رو به سمت موفقیت سوق می‌ده. به‌علاوه، حتی اگه تیم مدیریت در دسترس نباشه، یه حس حمایتی به کارمندان جدید می‌ده.

5. یک فرهنگ قوی در محل کار ایجاد کنین.

ارزش‌ها و اولویت‌های هر شرکتی متفاوته. نکته اصلی ایجاد فرهنگیه که کارکنان رو متحد و جهت روشنی براشون تعیین می‌کنه. همیشه می‌گن اون چیزی که می‌گین مهم نیست، بلکه نحوه بیانش مهمه.

بعضی از شرکت‌هایی که فرهنگ محیط کار مثبت رو ایجاد کرد‌ن:

• شرکت اِسکوئر که یه شرکت بازی‌سازی ژاپنیه کارکنانش رو تشویق می‌کنه تا یک «رفت‌وآمد مجازی» انتخاب کنند یعنی صبح‌ها به‌سرعت حرکت و عصرها ارتباط‌شون رو قطع کنن.
• شرکت هاب‌ اسپات جامعه‌ای با چهار گروه اصلی منابع کارمندان ایجاد می‌کنن که برای هر عضوی از نوپا گرفته تا مدیران، باز و در دسترسه.
• شرکت کالچر امپ یک کانال اِسلک برای هر شهر داره و مشوق مشارکت اجتماعی محلی از طریق باشگاه‌های مبتنی بر علاقه مثل بافندگی، آشپزی و حمایت از حیواناته. این کار شرکت مایه ایجاد اعتماد بین رهبر و کارمندان می‌شه.

6. فرصت‌های یادگیری رو آسون کنین.

وقتی نوبت به راه‌اندازی تیم‌ها برای موفقیت می رسه تمرکز روی چیزهایی که در کوتاه‌مدت بازده بیشتری می‌دن واقعاً وسوسه‌انگیزه. بااین‌حال، یادگیری و آزمون‌وخطا در محل کار هم به همون اندازه مهمه. وقتی شرکت به یه سازمان یادگیرنده واقعی تبدیل می‌شه که توسعه حرفه‌ای رو در اولویت قرار می‌ده، کارمندان پیشرفت می‌کنن و عملکردشون بالا می‌ره.

فراهم‌کردن فرصت‌هایی برای یادگیری غیررسمی و بدون تشریفات و به‌اشتراک‌گذاری دانش و اطلاعات نیز نکتۀ مهمیه، به‌خصوص برای استخدام‌های جدید. شرکت می‌تونه با اطمینان از دسترسی کارکنان به اطلاعات موردنیاز برای انجام کارهاشون، از کاهش بهره‌وری میلیونی در پرسنل صرفه‌جویی کنه.

یک محیط کاری مثبت با یک پایه مشترک آغاز می‌شه. ایجاد تیم‌هایی با عملکرد بالا به فرهنگ و جامعه‌ای که پرورش می‌دین، محیط کاری ترکیبی و روابطی که ایجاد می‌کنین بستگی داره.

اگه می‌خوایین بهترین افرادتون رو حفظ کنین، نباید فقط ازشون کار بکشین. باید امتیازی بهشون بدین که به‌ندرت جایی بتونن پیدا کنن.