چگونه از بروز سوءتفاهم در محیط کار جلوگیری کنیم؟ (1)
داشتن ارتباط مؤثر و مفید، در هر کسب‌وکاری از هر نوعی که باشه، ضروریه، چراکه حتی سوءتفاهم‌های ساده و بسیار کوچک می‌تونن آسیب‌هایی جدی به کسب‌وکار شما وارد کنن. وجود دستورالعملهای پیچیده و غلط و دادن پاسخ‌های تلویحی به کارکنان، شرایطی آسیب‌زا رو در محیط کاری ایجاد می‌کنن که در نهایت موجب سوءتفاهم بین شما و کارمندان میشه. برای جلوگیری از بروز چنین اتفاقاتی باید خیلی صریح و واضح دستورالعمل‌ها رو به کارکنان برسونید.
در انتقال واضح دستورالعملهای پیچیده به کارکنان بهتره نکاتی رو در نظر بگیرید، از جمله اینکه:
-
اهداف رو مشخص کنین.
این یه حقیقته غیر قابل انکاره که کارمندها نمی‌تونن ذهن شما رو بخونن. هرچی که در ذهنتون می‌گذره و اهدافتون رو باید کاملاً واضح با کارمندان مطرح کنین طوری که جای سؤالی براشون باقی نمونه. از اون‌ها بپرسین که به اطلاعات بیشتری نیاز دارن یا نه؟ به سؤالاتشون جواب شفافی بدین و تأکید کنین که همتون دارین برای رسیدن به یه هدف مشترک تلاش می‌کنین. با سؤال پرسیدن ابهامات بین خودتون رو از بین ببرین. دستورالعملهای واضح به‌ویژه وقتی حرف از ایمنی محیط کار در بین باشه، خیلی مهمه.
-
نکات کلیدی رو بنویسین.
وقتی قراره دستورالعملهای پیچیده رو ابلاغ کنین، قبل از اینکه با کارمندها وارد گفت‌وگو بشین، نکات کلیدی کاری رو که باید انجام بشه رو یادداشت کنین. همون‌طور که دارین راهکارها رو ارائه می‌دین به یادداشت‌هاتون نگاه بندازین تا نکته‌ای از قلم نیوفته. به‌این‌ترتیب نه شما و نه کارمندتون دچار سردرگمی نمی‌شین. بهتره از کارمندتون هم بخوایین که از حرف‌ها و دستورالعمل‌ها یادداشت‌برداری کنه. به‌علاوه دررابطه‌با دستورالعملهای پیچیده یا مهم، بهتره کتباً یا با ایمیل کار رو پیگیری کنین.
-
دستورالعمل رو تکرار کنین.
یکی از تکنیک‌های مؤثر در ارتباطات تجاری اینه که از کارمندتون بخوایین هرچی که گفتین رو کلمه‌به‌کلمه تکرار کنه. با این کار مطمئن می‌شین که اون حرفهای شما رو کاملاً متوجه شده. موقع درخواست از کارمند برای تکرار دستورالعمل‌ها مراقب لحن صحبتتون باشین، دقت کنین که این کار رو بدون داشتن نگرشی تحقیرآمیزی انجام بدین. شما در تلاش هستین که دستورالعملهای پیچیده درست اجرا بشن پس قرار نیست موجبات دلخوری و حسادت بقیه رو فراهم کنین.
-
فعالانه گوش بدین.
گوش‌کردن فعال به طور خلاصه یعنی شنیدن و درک کردن همراه با همدلی. اگه می‌خوایین مطمئن بشین که کارمندتون بادقت به حرف‌هاتون گوش می‌کنه یا نه چاره‌ای ندارین مگر اینکه خودتون هم فعالانه به حرفهای اون گوش بدین. بهتره موقعی که کارمندتون در حال تایپ یا انجام کارهای اداری دیگه‌ایه بهش دستور انجام کاری رو ندین. چون وقتی ذهن برای انجام چند مسئولیت تقسیم میشه، به‌خاطر پایین اومدن تمرکز، نمی‌تونه دستورات و رهنمودها رو به طور واضح درک کنه. اگه کمتر از اون چیزی که باید نشون بدین درگیر کار هستین، کارمند شما هم این روبه‌عنوان نشانه در نظر می‌گیره که نیازی نیست او هم خیلی به خودش فشار بیاره.
-
حواس‌پرتی‌ها رو کم کنین.
در محیطی آرام و بدون هرگونه آلودگی صوتی دستورات کاری رو صادر کنین. از دفتری که در اون سروصدای رفت‌وآمد اتومبیل‌ها مکرراً به گوش می‌رسه جداً فاصله بگیرین. سروصداهای خارجی باعث حواس‌پرتی شما و کارمندان‌تون می‌شن. همین‌طور اگه برای رسوندن صداتون به بقیه مجبور به فریاد کشیدن بشین ممکنه پیامی رو با لحن اشتباه به مخاطب منتقل کنین.
-
ایمیل بزنید.
اگه مایلین دستورالعملهای کاری رو از طریق ایمیل یا یادداشت به گوش کارمندان برسونین این نشون می‌ده که می‌خوایین واضح و شفاف قصدتون رو بگین. صاف‌وپوست‌کنده حرف‌زدن خیلی مهمه. یکی از مقالات مجله اینترپرنور دراین‌رابطه توصیه می‌کنه که سعی کنین اهداف و دستورالعمل‌هاتون بیش‌تر از پنج جمله نباشن. اگه براتون سخته، پس از نکات کلیدی استفاده کنین. ارتباطتون رو جدی و هدفمند حفظ کنین. ممکنه کارمندتون متوجه نشه که شما چه موقع جدی هستین و چه موقع دارین شوخی می‌کنین. لحن گفتار خیلی مهمه. دستورالعملهای پیچیده و لازم رو چند بار بخونین و مرور کنین یا از شخص دیگری بخوایین قبل از ارسال اون‌ها رو بررسی کنه تا از لحنشون مطمئن بشین.
-
تحت‌تأثیر شرایط قرار نگیرین.
سرعت عمل در تعاملات و ارتباطات کاری خیلی مهمه، اما اگه از موضوعی ناراحت یا عصبانی هستین بهتره دست نگه دارین و دستورات خودتون رو ابلاغ نکنین. صبر کنین تا آروم بشین و بدون غلبۀ احساسات شخصی با کارمندان ارتباط برقرار کنین. کارمند شما اول حالت روحی شما رو می‌بینه و بعد دستورالعمل‌ها رو می‌شنوه.
در کل برای برقراری ارتباط موثر با کارمندان، نیاز به بروزرسانی مهارت های مدیریتی است و بروزرسانی مهارت‌های مدیریتی، کلیدی برای رقابت پذیری حرفهای.
دیدگاه خود را ثبت نمایید.